Datenschutz

1. Datenschutz auf einen Blick

Die folgenden Hinweise geben einen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen oder DiktierAgent in Ihrer Praxis einsetzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Wir unterscheiden dabei zwei klar getrennte Bereiche: die Daten, die beim bloßen Besuch dieser Website anfallen (Abschnitt 4), und die Daten, die bei der Nutzung der Software in der Praxis verarbeitet werden (Abschnitt 5). Für den zweiten Bereich ist nicht wir, sondern die Praxis die datenschutzrechtlich verantwortliche Stelle.

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Ambrosia AI GmbH
Mellingburgredder 17a
22395 Hamburg
Deutschland
E-Mail: kontakt@diktieragent.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

Datenschutzbeauftragter

Kontakt zu unserem Datenschutzbeauftragten: [bitte ergänzen: Name und Kontakt des Datenschutzbeauftragten, sofern eine Benennungspflicht nach Art. 37 DSGVO / § 38 BDSG besteht]

3. Ihre Rechte als betroffene Person

Im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen haben Sie jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung. Im Einzelnen stehen Ihnen zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Wenden Sie sich dazu jederzeit an die im Impressum angegebene Adresse. Sind Sie Patientin oder Patient einer Praxis, die DiktierAgent einsetzt, richten Sie Ihr Anliegen bitte direkt an diese Praxis – sie ist für Ihre Behandlungsdaten die verantwortliche Stelle. Wir unterstützen die Praxis bei der Beantwortung.

4. Datenerfassung auf dieser Website

Cookies

Diese Website setzt keine Cookies zu Analyse-, Tracking- oder Werbezwecken ein. Es werden keine Nutzungsprofile erstellt und keine Daten an Werbenetzwerke übermittelt. [bitte ergänzen: bestätigen, falls später Analyse- oder Marketing-Werkzeuge ergänzt werden – dann ist ein Einwilligungsbanner erforderlich]

Server-Log-Dateien

Der Provider dieser Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der technisch fehlerfreien und sicheren Bereitstellung dieser Website.

Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren – etwa über den Button „Demo anfragen“ –, werden Ihre Angaben inklusive Ihrer Kontaktdaten zur Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage der Anbahnung eines Vertrages dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung widerrufen oder der Zweck für die Speicherung entfällt. Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

Google Fonts

Diese Website bindet Schriftarten von Google Fonts ein, die von Servern der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, geladen werden. Dabei wird Ihre IP-Adresse an Google übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der einheitlichen Darstellung dieser Website. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google unter policies.google.com/privacy.

5. Verarbeitung von Behandlungsdaten bei der Nutzung von DiktierAgent

Rollenverteilung

Setzt eine Praxis DiktierAgent ein, bleibt die Praxis die datenschutzrechtlich verantwortliche Stelle für die Behandlungsdaten ihrer Patientinnen und Patienten. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. Vor der Nutzung wird zwischen der Praxis und uns ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) geschlossen.

Ärztinnen und Ärzte unterliegen zusätzlich der Schweigepflicht nach § 203 StGB. Die Einbindung von DiktierAgent als sonstige mitwirkende Person erfolgt auf Grundlage von § 203 Abs. 3 StGB; unsere Mitarbeitenden sind entsprechend zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Kategorien verarbeiteter Daten

• Sprachaufnahmen des Behandlungsdiktats
• daraus erzeugte Transkripte und strukturierte Dokumentationstexte
• Zugangs- und Nutzungsdaten der Praxismitarbeitenden (z. B. Geräte-Kennung, Zeitstempel)

Sprachaufnahmen und Transkripte können besondere Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheitsdaten, Art. 9 Abs. 1 DSGVO) enthalten. Die Verarbeitung stützt sich auf Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG.

Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung dient ausschließlich dazu, das Diktat wortgenau zu transkribieren und daraus eine strukturierte Behandlungsdokumentation zu erzeugen, die von der Praxis geprüft und übernommen wird. Eine Verarbeitung zu anderen Zwecken findet nicht statt.

Ort der Verarbeitung und eingesetzte Auftragsverarbeiter

Die Verarbeitung erfolgt auf Servern innerhalb der Europäischen Union. Als Unterauftragsverarbeiter setzen wir ein:

• Google Cloud EMEA Limited, Velasco, Clanwilliam Place, Dublin 2, Irland – Bereitstellung der Rechen- und KI-Infrastruktur (Cloud Run, Vertex AI). Verarbeitungsregion: [bitte ergänzen: konkrete Region eintragen, z. B. europe-west4 oder EU-Mehrfachregion]. Mit Google besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nebst Standardvertragsklauseln.
• [bitte ergänzen: weitere Unterauftragsverarbeiter ergänzen, z. B. Hosting der Website, E-Mail-Dienst, Support-Werkzeuge]

Eine aktuelle Liste aller Unterauftragsverarbeiter stellen wir Praxen im Rahmen des AVV zur Verfügung und informieren rechtzeitig über beabsichtigte Änderungen.

Keine Nutzung für das Training von KI-Modellen

Inhalte aus Diktaten, Transkripten und Dokumentationen werden nicht zum Training oder zur Verbesserung von KI-Modellen verwendet – weder durch uns noch durch die von uns eingesetzten Anbieter. Dies ist vertraglich abgesichert.

Speicherdauer und Löschung

Sprachaufnahmen werden nur so lange vorgehalten, wie es für die Transkription und die Erstellung der Dokumentation erforderlich ist, und anschließend gelöscht. Aufbewahrungsfrist für Sprachaufnahmen: [bitte ergänzen: tatsächliche Frist eintragen, z. B. „unmittelbar nach der Verarbeitung“ oder „nach 24 Stunden“]. Die erzeugte Dokumentation verbleibt im System der Praxis; für deren Aufbewahrung gelten die berufsrechtlichen Fristen (u. a. § 630f Abs. 3 BGB, zehn Jahre).

Technische und organisatorische Maßnahmen

• Transportverschlüsselung (TLS) auf allen Übertragungswegen
• Verschlüsselung der Daten im Ruhezustand
• Zugriffskontrolle mit Authentifizierung je Gerät und Rolle
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Zugriffe
• Trennung der Daten unterschiedlicher Praxen (Mandantentrennung)

6. Datensicherheit

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt. Bei aktiver Verschlüsselung können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

7. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen der von uns verarbeiteten Daten, der eingesetzten Dienste oder der Rechtslage dies erforderlich machen. Es gilt jeweils die auf dieser Seite abrufbare Fassung.

Stand: 26. August 2026